Verwaltung für morgen

Ein „Smartes Rathaus“ mit digitalen Bürgerservices, die die Verwaltungsmitarbeitenden entlasten, ist eines der Ziele des Smart City Modellprojektes „Zukunftsschusterei“. Perspektivisch werden Projekte im Bereich „Verwaltung“ gefördert, die durch innovative Ansätze die Verwaltungsprozesse optimieren und vereinfachen.

Durch die stärkere Integration bestehender und weiterzuentwickelnder digitaler Lösungen in die Verwaltungsabläufe der Stadt Bad Belzig bei gleichzeitiger Stärkung der Akzeptanz und Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Technologien und damit verbundenen Arbeitsweisen soll der Weg für die „Verwaltung für morgen“ geebnet werden. Im Ergebnis trägt das Maßnahmenbündel dazu bei, die Verwaltung effizienter, transparenter und bürgerorientierter zu machen.

Handlungsbedarfe

Als ländliche Kleinstadt steht die Verwaltung Bad Belzigs vor der Aufgabe, die Potenziale der Digitalisierung zur Bewältigung zukünftiger Herausforderungen zu nutzen. Bereits heute sind verhältnismäßig wenige MitarbeiterInnen für vielfältige Aufgaben, die sich auf der großen Fläche des Stadtgebiets verteilen, verantwortlich. Perspektivisch wird sich diese Situation durch den demografischen Wandel sowie den Fachkräftemangel verschärfen. Geringe finanzielle Ressourcen sowie die ungleiche Verteilung digitaler Kompetenzen innerhalb der Verwaltung sind weitere allgemeine Herausforderungen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger an das Leistungsangebot der Stadt. Dies betrifft sowohl Informationsangebote und Dienstleistungen als auch Beteiligungsmöglichkeiten, insbesondere im Hinblick auf die Stadtentwicklung. Die Einbindung digitaler Anwendungen ist daher notwendig, um auf diese Bedarfe eingehen und interne Prozesse aufrechterhalten bzw. weiterentwickeln zu können. Ferner sind bestehende digitale Lösungen wie die Bad Belzig App, die Beteiligungsplattform sowie die Klimadaten-Plattform (vgl. Maßnahmenbündel „Planen mit Daten“) noch unzureichend in die Strukturen und Abläufe der Verwaltung eingebunden, um den genannten Anforderungen gerecht zu werden.

Ziele

Leitziele

Starke Verbindungen

Unterziele

• Wir bringen Menschen zusammen, schaffen Räume des Austausches und stellen hierfür (digitale) Infrastrukturen zur Verfügung
• Wir identifizieren, erproben und integrieren neue (digitale) Möglichkeiten zur Kommunikation zwischen der Kommunalverwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern

Ziele des Maßnahmenbündels

• Verstärkte Nutzung der aktuellen und in Entwicklung befindlichen Funktionen der Bad Belzig App, der Beteiligungsplattform und Klimadaten-Plattform durch Integration in die Arbeitsabläufe der jeweiligen Verwaltung
• Akzeptanz und Nutzung neuer digitaler Technologien und Arbeitsweisen innerhalb der Verwaltung

Wirkungsindikatoren

• • Anzahl der Aufrufe und Nutzungen der Funktionen der Bad Belzig App, der Beteiligungsplattform und Klimadaten-Plattform, die in die Verwaltungsabläufe der Stadt eingebunden sind
  • Teilnehmendenzahlen an den Angeboten und Austauschformaten der digitalen Organisationsentwicklung und des Kulturwandels

Maßnahmen

Das Maßnahmenbündel setzt sich aus den folgenden Maßnahmen zusammen, die aufeinander aufbauen und sich gegenseitig ergänzen.

1. Weiterentwicklung der Bad Belzig App

Die Bad Belzig App stellt ein zentrales Werkzeug des digitalen Ökosystems dar und soll unterschiedliche Dienste für fast alle Maßnahmenbündel einbinden (vgl. Kap. 6.1). Zu diesem Zweck bedarf sie eines großen Funktionsumfangs sowie einer hohen Nutzerfreundlichkeit, die sich an den verschiedenen Zielgruppen orientiert. Vorgesehen ist, dass die Gestaltung der Nutzerfahrung, besser bekannt als User-Experience-Design, im Einklang mit der technischen Weiterentwicklung verläuft. So sollen in regelmäßigen Abständen bspw. Fokusgruppen mit Bürgerinnen und Bürgern durchgeführt werden, in denen direktes Feedback zur App gesammelt oder auch neue Ideen entwickelt werden können. Wie bereits in der Vergangenheit praktiziert, werden alle Optimierungen und Anpassungen dem Open-Source-Gebot folgend den Kommunen zur Verfügung gestellt, die im Sinne einer Entwicklungsgemeinschaft die Open-Source-Lösung „Smart Village App“ nutzen. Als ein etabliertes weiterzuführendes Format ist die jährlich stattfindende Anwenderkonferenz zu nennen.

2. Weiterentwicklung der Beteiligungsplattform und lokalen Beteiligungskultur

Die Beteiligungsplattform „beteiligung.bad-belzig.de“ ermöglicht es, unterschiedliche die Stadtentwicklung betreffende Partizipationsprozesse digital abzubilden. Die auf Grundlage der Open-Source-Lösung CONSUL aufgesetzte Plattform wurde u.a. im Rahmen der Erstellung dieser Strategie genutzt, insbesondere bei den verschiedenen Aktionen des Bündnisses „Unsere Stadt der Zukunft“. Aktuell bietet die Plattform die Möglichkeit, über im Vorfeld eingestellte Vorschläge und Ideen abzustimmen, diese zu kommentieren sowie eigene Vorschläge einzureichen und bewerten zu lassen. Analog zur Bad Belzig App soll auch beteiligung.bad-belzig.de in seinem Funktionsumfang und seiner Nutzerfreundlichkeit mit den Bürgerinnen und Bürgern weiterentwickelt werden. Darüber hinaus soll die Plattform aber auch Anlass bieten, die lokale Beteiligungskultur insgesamt weiterzudenken. Hierbei geht es z.B. um die Einbindung der Beteiligungsplattform in die kommunalpolitischen Abläufe und Entscheidungsprozesse. Auch die Erprobung eines Bürgerbudgets zur Umsetzung einzelner, weniger kostenintensiver Smart City Maßnahmen, bspw. im Zusammenhang mit einem Bürgerrat, können hier im Zusammenspiel mit etablierten Verfahren Beteiligung noch stärker in der Stadtgesellschaft verankern.

3. Analyse und Dokumentation der Verwaltungsabläufe vor dem Hintergrund der Bad Belzig App, der Beteiligungsplattform und der Klimadaten-Plattform

In einem ersten Schritt sollen die verwaltungsinternen Arbeitsabläufe in enger Zusammenarbeit mit den VerwaltungsmitarbeiterInnen analysiert und dokumentiert werden. Parallel hierzu werden die aktuellen und vorgesehenen Funktionen der digitalen Werkzeuge, ihrer inhärenten Prozesse sowie die notwendigen und möglichen Verknüpfung mit den entsprechenden Fachbereichen und dortigen MitarbeiterInnen dargestellt. Mit dem Ziel der verbesserten Integration dieser Werkzeuge werden im nächsten Schritt neue bzw. erweiterte Arbeitsabläufe definiert und nachhaltig verankert. Sowohl die Stärkung der Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern sowie der Verwaltung als auch der Datensouveränität durch die verbesserte Einbindung der Klima-Datenplattform können so im Ergebnis erreicht werden.

4. Formate der digitalen Organisationsentwicklung und des Kulturwandels

Durch Formate der digitalen Organisationsentwicklung und des Kulturwandels sollen die Akzeptanz und Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Technologien sowie die Kompetenzen der VerwaltungsmitarbeiterInnen gestärkt werden. So sollen bspw. Lernangebote zum Kompetenzaufbau für digitale Anwendungen entstehen und neue Austauschformate für MitarbeiterInnen agile Arbeitsweisen stärken, verwaltungsinterne „Silos“ aufbrechen und zu einer offenen Kollaborationskultur beitragen.

AkteurInnen

• • • Stadt Bad Belzig/Verwaltung

Elemente/Werkzeuge des digitalen Ökosystems

• • Bad Belzig App
  • Klimadaten-Plattform
  • Beteiligungsplattform